세무대리인 거래처 전화 응대, 더이상 두렵지 않습니다.

 

 

세무대리인 거래처 응대

 

 

 

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- 상무지구세무사

거래처 전화 응대, 더 이상 두렵지 않습니다!

세무대리인 신입사원이라면 누구나 거래처의 전화벨 소리가 마치 폭탄 터지는 소리처럼 들리는 경험을 해봤을 겁니다. '혹시 내가 모르는 걸 물어보면 어떡하지?', '실수라도 하면 큰일 나는데' 같은 생각에 전화받기가 망설여지죠.

하지만 걱정하지 마세요. 거래처 전화 응대는 세무대리인의 필수 역량이며, 몇 가지 요령만 익히면 자신감을 가지고 능숙하게 대처할 수 있습니다.

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1. 첫 전화 응대, 기본 자세와 요령

가장 중요한 것은 자신감 있는 태도입니다. 상대방에게 신뢰를 주는 첫인상을 만드는 것이 핵심이죠.

• 밝고 명확하게 인사하기: "OO세무법인 김OO 대리입니다. 무엇을 도와드릴까요?"처럼 소속과 이름을 밝히고, 밝은 목소리로 인사하세요.
• 펜과 메모지 준비: 전화받기 전에 항상 펜과 메모지를 준비하는 습관을 들이세요. 상대방의 이름, 회사명, 연락처, 그리고 문의 내용을 정확하게 기록해야 합니다.
• 경청하는 자세: 상대방의 말을 끝까지 듣고, 핵심 내용을 파악하세요. 급하게 답변하려 하기보다, 충분히 듣고 이해한 후 답변하는 것이 중요합니다.
• 이해하기 어려운 전문 용어는 피하기: 거래처는 세법 전문가가 아닙니다. 어려운 세무 용어보다는 쉬운 단어로 풀어 설명하고, 필요하다면 예시를 들어 설명해주세요.

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2. 유형별 전화 응대 스킬: '모르는 질문'에 대처하는 법

신입사원이 가장 두려워하는 것은 모르는 질문을 받았을 때입니다. 이럴 때는 당황하지 않고, 다음의 3단계로 대처하세요.

1. "확인 후 다시 연락드리겠습니다": 모르는 질문을 받았다면 즉흥적으로 답하기보다, **"죄송합니다. 담당자에게 확인 후 다시 정확한 답변을 드리겠습니다"**라고 말하세요. 이는 가장 안전하고 신뢰를 주는 방법입니다.
2. 질문 내용 정확히 파악하기: 전화를 끊기 전, 상대방의 질문 내용을 한 번 더 정리해서 되묻는 것이 좋습니다. **"대표님께서 문의하신 내용이 OOO가 맞으신가요?"**라고 확인하면, 잘못된 정보를 전달할 위험을 줄일 수 있습니다.
3. 전문가에게 도움 요청: 메모한 내용을 바탕으로 사수나 선배에게 질문하고, 답변을 찾아보세요. 모르는 것을 숨기기보다 적극적으로 배우려는 자세가 중요합니다. 답변을 찾은 후에는 약속했던 시간 내에 다시 전화하여 정확한 정보를 전달해야 합니다.

실무 사례: "부가세 신고 때 공제 못 받는 비용이 뭐예요?"라는 질문을 받았을 때 → "대표님, 정확한 답변을 위해 확인 후 다시 전화드리겠습니다."라고 말한 뒤, 사수에게 질문합니다. 사수에게 배운 내용을 바탕으로 **"접대비나 비영업용 소형승용차 관련 비용 등은 부가세 공제가 되지 않습니다."**라고 친절하게 설명해 주세요. 이때, 구체적인 사례를 들어주면 더욱 좋습니다.

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3. 자신감 향상을 위한 실질적인 연습 방법

두려움을 극복하는 가장 좋은 방법은 실전 경험을 쌓는 것입니다.

• 가장 쉬운 전화부터 받기: 처음에는 "대표님이세요? OOO 담당자입니다." 같은 간단한 확인 전화나, 서류 요청 전화부터 받아보세요. 작은 성공 경험이 쌓이면 자신감이 커집니다.
• 시뮬레이션 연습: 선배와 함께 자주 하는 질문과 답변을 미리 연습해 보세요. 실제 상황처럼 역할을 나누어 연습하면, 실전에서도 당황하지 않고 대처할 수 있습니다.
• 자주 하는 질문 리스트 만들기: 신입사원들이 자주 받는 질문들을 메모하고, 그에 대한 모범 답변을 정리해 보세요. 자신만의 전화 응대 매뉴얼을 만드는 것도 좋은 방법입니다.

거래처와의 전화 통화는 단순한 정보 전달을 넘어, 신뢰를 쌓는 중요한 과정입니다. 위에서 알려드린 방법들을 꾸준히 연습하여, 능숙하고 자신감 있는 세무 전문가로 성장하시길 응원합니다.

 

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